Am fwy o wybodaeth cysylltwch â’r Swyddog canlynol:

Robyn Banks: dpo@lions105cw.org.uk

Nodyn gan eich Swyddog Diogelu Data:

yn

Helo.
Gadewch i mi gyflwyno fy hun – y Llew/Liones Robyn Banks ydw i.
Fi hefyd yw’r Swyddog Cydymffurfiaeth Data Dosbarth presennol – yn arbennig o gyfrifol am gydymffurfio â diogelu data, gan gynnwys GDPR. Mae gen i 20 mlynedd a mwy o brofiad yn y maes, ar ôl gweithio fel fy swydd olaf yn y Swyddfa Dramor a Chymanwlad (FCO) fel swyddog a hyfforddwr gwaith achos diogelu data ac, ers Ionawr 2005, yn rhedeg fy ymgynghoriaeth arbenigol fy hun yn y maes.

yn

Digon amdana i… BETH SYDD ANGEN I'CH CLWB EI WNEUD I OSGOI DIRWYO?

yn

1. Talu ffi'r ICO (Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth). Sefydlwyd hwn gan Reoliad Ffioedd Diogelu Data 2018. NID yw Clybiau Llewod – p’un a oes ganddynt statws elusen ai peidio – wedi’u heithrio rhag talu’r ffi. Yn syml, nid ydym yn gymwys – hyd yn oed ar gyfer y “statws eithriedig fel elusen” o dan Ddeddf Elusennau 2006. Mae pob Clwb Llewod yn prosesu data personol fel y’i diffinnir yn y ddeddfwriaeth at ddibenion gweinyddol (aelodaeth a mewnbynnu manylion ar MyLCI), yn ogystal ag “nid-am -elw”, “codi arian”, “Gwireddu nodau’r Sefydliad Elusennol…” a “Rhannu gwybodaeth bersonol” at ddibenion. Pe baem ond yn gwneud y darn “nid-er-elw” fel y'i diffinnir gan yr ICO - yna mae'n bosibl y gallem gael ein heithrio, ond nid ydym yn gwneud hynny! Yr eiliad y byddwch yn prosesu data trwy wefan neu ar ddyfais electronig, NID ydych wedi'ch eithrio.

Felly mae'n ddrwg gennyf fod pob clwb yn gorfod penderfynu drostynt eu hunain a ydynt am dalu'r ffi hon o £40 (£35 os telir drwy Ddebyd Uniongyrchol). Os penderfynwch BEIDIO â thalu'r ffi, y gosb bosibl yw dirwy o £400 (ac ydy, cyn i chi ofyn, mae elusennau eisoes wedi cael dirwy). Rhaid cofnodi'r penderfyniad yng nghofnodion cyfarfodydd busnes. Os bydd eich Clwb yn penderfynu talu’r ffi, mae’r canllawiau i fynd â chi drwy’r broses i’w gweld isod.

OND HYD YN OED OS YDYCH YN PENDERFYNU PEIDIO Â THALU’R FFI … mae yna rai gofynion cyfreithiol o hyd i’r clwb gydymffurfio â nhw er mwyn osgoi dirwyon eraill.

yn

2. HYSBYSIAD PREIFATRWYDD: Datganiad yw hwn o sut mae'r clwb yn prosesu data a chysyniadau eraill ar y prosesu y mae'r ICO yn disgwyl eu gweld. Mae'n rhaid iddo fod yn fyr ac mewn iaith nad yw'n gyfreithiol. Gallaf gael y wybodaeth berthnasol i 1.5 ochr A4! Rwyf yn y broses o ddrafftio hwn ar gyfer clybiau – mae’n rhaid gwneud pob un yn unigol i gwrdd â’r gofyniad cyfreithiol o “breifatrwydd trwy gynllun a rhagosodiad”. Felly os nad wyf wedi cwblhau hwn ar gyfer eich clwb eto, anfonwch e-bost ataf.

yn

3. Hysbysiadau preifatrwydd “byr”: Darn byr o destun yw hwn i fynd ar droedyn e-byst, ffurflenni (yn electronig ac ar bapur). Fe welwch y testunau yr wyf yn eu hawgrymu isod hefyd.

yn

OND cofiwch – rydw i ar eich ochr chi. Gellir cysylltu â mi yn dpo@lions105cw.org.uk a byddaf yn ymdrechu i'ch ateb cyn gynted ag y gallaf! Peidiwch â phanicio! Hefyd isod fe welwch gyngor cyffredinol ar sut i fynd i'r afael â'r pwnc hwn - “Pethau i'w Gwneud a Phethau i'w Gwneud”.

yn

Dylid cyfeirio unrhyw ymholiadau at Lion/Liones Robyn Banks yn: dpo@lions105cw.org.uk